Con el surgimiento de la pandemia, empresas de todos los rubros y verticales tuvieron que adaptarse a una nueva forma de trabajo remoto. El Home Office, la modalidad de trabajo a distancia y los modelos mixtos son hoy un tema de discusión permanente entre empresas y equipo de Recursos Humanos. Pero, ¿qué pasó con las empresas que estaban recién iniciando? ¿Cómo afectó esta modalidad a las pequeñas y medianas empresas que no estaban consolidadas?

La llegada del Covid-19 vino a romper todos los paradigmas de lo que considerábamos “normal”. Hasta el año pasado, cuando pensábamos en armar una empresa, pensábamos en una oficina. O quizás, si vemos los ejemplos de Sillycon Valley, nos imaginábamos un garaje. Sea cual fuere la imagen mental, solíamos situarla en un espacio común, compartido. No obstante, hoy podemos pensar en trabajos 100% remotos en donde todas las interacciones son virtuales. La creación de una empresa no escapa a este cambio. Así como podemos hacer visitas al médico de manera virtual, o compramos tickets para ver a nuestro artista preferido en un concierto en el otro lado del mundo, también podemos empezar una empresa desde casa, sin garaje, sin oficina. 

Los que trabajamos con metodologías ágiles estamos familiarizados con la máxima de “fail fast” o “fallá rápido”. Esto tiene que ver con que, para que las cosas funcionen, hay que hacer. No planificar tanto y realmente comenzar a hacer, porque si las cosas fallan, más vale que fallen rápido, así aprenderemos sin perder tiempo. La falta de oficinas y la diferencia horaria hace que “juntarse a planificar” sea más tedioso, y por ende, puede que incluso favorezca el hacer. 

Es así como el hecho de no compartir un espacio físico puede dejar de ser un impedimento, para pasar a ser una oportunidad. Se deja de esperar el momento preciso, la reunión de planificación, las rondas de brainstorming, y se empieza por algún lado. A medida que el proyecto va tomando dimensión, se puede ir ajustando la estructura, sumando gente, aceitando procesos, e implementando herramientas. 

En la “Flexibilidad” está la clave

Los modelos rígidos son propensos a romperse. Así es como las empresas con mucha estructura se vieron en problemas durante la pandemia, versus las empresas flexibles que pudieron adaptarse rápidamente. En este sentido, contratar colaboradores de forma remota da mucha flexibilidad a la empresa porque muchos impedimentos quedan obsoletos. Poder contratar gente que vive lejos (quizás en otra provincia) se transforma en una gran forma de democratizar el acceso a grandes empresas que antes estaban vinculadas a ciertas ciudades. La geografía ya no es una limitación. 

Asimismo, contratar colaboradores que están en otro huso horario puede parecer disonante, pero suele ser muy eficiente: porque acelera los tiempos permitiendo que el trabajo avance o se revise “en turnos”. Este tipo de dinámicas hoy son viables y realmente muy convenientes. Por supuesto, hay ciertas industrias o tareas que no pueden hacerse de forma remota. Pero la pandemia puso de manifiesto que realmente son pocas las que no pueden hacerse desde otro lugar.

Uno de los aspectos negativos, es que se pierde un poco la dimensión más humana del trabajo, porque justamente, no se comparte el espacio. No tenemos oportunidad de una charla casual en el pasillo, ni de almorzar con otro equipo en el comedor, ni de acercarse al escritorio de alguien para intercambiar ideas o cortar para tomar un café. En esta nueva forma remota, la productividad aumenta, pero hay que tener cuidado con no descuidar a los colaboradores o evitar que se sientan solos o aislados. 

Desafíos para las empresas 100% remotas

Trabajar remoto tiene ciertos desafíos tanto para las empresas como para los colaboradores. Del lado de la empresa, es importante generar inclusión y cercanía. Las videollamadas son una gran opción para acortar distancias, las reuniones de equipo cortas pero diarias, los entornos de colaboración como puede ser Slack o Discord, que ayudan a distender y poder tener canales de conversación enfocados a temas puntuales y canales de conversación más informales donde de alguna forma se reemplaza el encuentro en los pasillos y todos participan. También es importante poder generar actividades aunque sea virtuales de team-building y espacios de charla para escuchar a cada integrante del equipo y/o área.

Desde el lado de los colaboradores, los desafíos pasan por poder organizarse bien los tiempos y los espacios para poder trabajar en el mismo lugar que uno vive. Aunque también está la opción de coworking para quienes necesitan salir de casa. De nuevo, cada uno tiene la flexibilidad de elegir el modelo que mejor le funcione. 

El cambio de paradigma es inevitable 

En este momento estamos viviendo un momento extremo. No tenemos forma de saber cómo será el trabajo de acá a unos años, pero sí el cambio de paradigma es irreversible. Antes, las empresas se oponían al trabajo remoto con objeciones de baja productividad, de desorganización, poca confianza o imposibilidad fáctica. La realidad demostró que todas esas razones son inverosímiles y que trabajar de manera remota no solo es posible sino que en muchos casos es más eficiente. Con tanta incertidumbre es difícil prever cómo serán las cosas, pero este cambio llegó para quedarse. 

Reclutamiento y contratación virtual

El proceso de contratación es básicamente el mismo que el presencial, simplemente que las reuniones se hacen por videollamada. En este sentido, es importante ser flexible y considerar factores externos como ruidos o la velocidad de internet, que a veces distraen o ponen trabas y pueden generar mucho estrés en la persona entrevistada sobre todo. También tener en cuenta que la virtualidad hace que las personas, si prenden la cámara nos están abriendo la puerta de sus hogares. Y eso muchas veces puede ser realmente incómodo para quien está siendo entrevistado. Entonces, es importante tener en cuenta estas cosas para poder hacer el proceso con una mirada empática.

¿Y el onboarding?

Una vez que elegimos el candidato y el candidato nos eligió, es importante asegurarse de que la persona cuente con todas las herramientas de trabajo necesarias para que pueda comenzar con sus tareas a distancia. Durante el primer día de trabajo, es clave habilitarle los accesos a sistemas básicos como el mail y el ambiente en donde compartan de manera remota (por ejemplo Slack, Discord, Teams u otro similar). Luego comenzar con una agenda mixta: reuniones y documentos de onboarding online. La idea de esto es que el proceso sea lo más rápido posible y que al mismo tiempo no dependa de los tiempos de los líderes que suelen estar atareados. Una buena práctica podría ser: una reunión de bienvenida con el líder y el equipo seguido de reuniones programadas con los encargados de cada una de las diferentes áreas. Entre reuniones con diferentes miembros de la empresa, capacitaciones online que se graban una vez o manuales, y reuniones con el equipo o el líder, la persona estará rápidamente empapada de cómo es la empresa y su rol en poco tiempo.

Cuanto más automatizados sean los procesos, más rápido será en onboarding para todas las partes. Desde que comenzó la pandemia, en Space Guru hemos reclutado e incorporado a más de 45 personas para diferentes áreas, acompañando el crecimiento de la empresa y sus procesos. De manera flexible fuimos incorporando áreas y subdividiendo tareas. En mayo de 2020 éramos unos pocos, y hoy contamos con un departamento de venta, posventa, logística, marketing de adquisición, contenidos y diseño, recruiting, administración y sobre todo, una gran estructura de desarrolladores de tecnología para automatizar todos los procesos logísticos de la empresa. 

Sumamos al equipo gente de otras provincias y hasta viviendo en otros países; y tenemos colaboradores de viaje o capacitándose por el mundo. Todos trabajamos de manera coordinada, con unidad y mucha colaboración gracias a la tecnología, la flexibilidad y a un propósito en común.

En conclusión se puede hacer una empresa exitosa y con un 400% de crecimiento de negocio durante el confinamiento; se puede pasar de 10 a 40 colaboradores sin fronteras ni horarios; se puede hacer crecer una empresa 100% remota y de manera rentable; y se puede hacer una startup de economía circular a través del guardado de cosas subutilizadas. 

Por Felipe Herrera, Fundador de Space Guru.